O prontuário quando a clínica fecha

Quatro cenas, todas comuns. O médico que se aposenta e fecha o consultório depois de trinta anos. A sócia que sai da clínica e leva “os pacientes dela”. A clínica que encerra as atividades porque a conta não fechou. O médico que morre, e a família que abre a sala e encontra armários de prontuários, um computador com senha e um sistema em nuvem cuja mensalidade vence no fim do mês.

Em nenhuma dessas cenas o prontuário deixa de existir. Ele precisa ser guardado por vinte anos a partir do último registro, precisa continuar acessível ao paciente que pedir cópia, e precisa continuar sob sigilo. O que muda é que não há mais clínica — e ninguém combinou quem faz isso.

Este texto é sobre o que a lei diz, o que os conselhos responderam a quem perguntou, e o que dá para preparar enquanto a clínica está aberta, que é o único momento em que preparar é fácil.

Vinte anos que não terminam com a clínica

A Lei nº 13.787/2018, que regula a digitalização e a guarda do prontuário, diz no art. 6º: “decorrido o prazo mínimo de 20 (vinte) anos a partir do último registro, os prontuários em suporte de papel e os digitalizados poderão ser eliminados”. Três detalhes importam:

• O prazo conta do último registro de cada prontuário, não do fechamento da clínica. O paciente atendido pela última vez em 2024 tem prontuário até 2044.
• “Poderão” é faculdade, não ordem. Passados os vinte anos, eliminar é uma escolha; guardar continua permitido.
• O §5º diz que o artigo se aplica “a todos os prontuários de paciente, independentemente de sua forma de armazenamento”, inclusive “aos constituídos por documentos gerados e mantidos originalmente de forma eletrônica”. O prontuário eletrônico nativo está no mesmo regime.

Aqui há uma tensão que vale nomear. A Resolução CFM nº 1.821/2007, ainda vigente, estabelece no art. 7º “a guarda permanente” para os prontuários “arquivados eletronicamente em meio óptico, microfilmado ou digitalizado”, e no art. 8º os mesmos vinte anos para o papel. A lei de 2018 é posterior e fala em “prazo mínimo”; a resolução de 2007 fala em “permanente” para o eletrônico. Não cabe a um post decidir qual prevalece. Para quem está fechando uma clínica, a leitura prudente é a mais simples: vinte anos é o piso legal para qualquer suporte, e o eletrônico, na dúvida, se preserva — custa quase nada guardar e custa muito eliminar o que uma norma vigente manda manter.

De quem é a guarda — e o que ela obriga

A guarda não é só armazenar. O Código de Ética Médica lista o que o guardião continua devendo, mesmo sem placa na porta:

• Dar acesso e cópia ao paciente que pedir, ou a seu representante legal, “bem como lhe dar explicações necessárias à sua compreensão” (art. 88). O paciente da clínica fechada tem o mesmo direito do paciente da clínica aberta — e precisa saber a quem pedir.
• Não liberar cópia a mais ninguém, “exceto para atender a ordem judicial ou para sua própria defesa, assim como quando autorizado por escrito pelo paciente” (art. 89). O convênio, o novo empregador, a família — ninguém, sem autorização escrita ou ordem judicial.
• Fornecer cópia ao Conselho Regional quando requisitado (art. 90).
• Não deixar que pessoa não obrigada ao sigilo manuseie o prontuário (art. 85). O que descarta, por exemplo, deixar os armários com o síndico, o contador ou a imobiliária.

Do lado da LGPD, o prontuário guardado é tratamento de dado sensível que continua depois do fim da atividade, com base no cumprimento de obrigação legal (art. 7º, II; art. 11, II, “a”), e o dever de segurança do art. 46 não se encerra com a clínica. O art. 16 permite conservar o dado após o término do tratamento “para cumprimento de obrigação legal ou regulatória” — que é exatamente o caso dos vinte anos.

Os três destinos possíveis

Quando uma clínica de Minas Gerais perguntou ao conselho o que fazer com os prontuários ao encerrar as atividades, a resposta — Parecer CRM-MG nº 24/2021 — organizou os destinos possíveis. Pareceres são orientações de um conselho regional a uma consulta concreta, não norma nacional; mas são a resposta mais próxima que existe de “o que o CRM espera de mim”, e os pareceres de outros estados apontam na mesma direção.

1. Devolver ao paciente. A Lei 13.787 prevê expressamente: “alternativamente à eliminação, o prontuário poderá ser devolvido ao paciente” (art. 6º, §2º). O parecer mineiro acrescenta o que a lei não diz: “é necessário o registro e/ou recibo de entrega do prontuário ao paciente”. A devolução é uma transferência de guarda, e a clínica precisa conseguir provar que fez. Um parecer anterior do mesmo conselho (CRM-MG nº 45/2020, transcrito no 24/2021) sugere uma nota em jornal de grande circulação oferecendo aos pacientes o direito de retirar seus prontuários, com período e local — é a versão pré-internet do aviso no site e nas redes da clínica.

2. Transferir a outro médico ou instituição. Os prontuários não devolvidos “poderão ser transferidos para outro médico ou outra instituição prestadora de assistência médica, de acordo com a concordância dos pacientes ou de seus responsáveis legais”, e quem recebe “assumirá documentalmente a responsabilidade pela guarda”. Dois requisitos, portanto: concordância do paciente e um documento em que o novo guardião assume.

3. Manter sob guarda de quem responde. O que não foi devolvido nem transferido fica com o médico assistente ou com a direção técnica da instituição, “pelo período de 20 anos”. A ementa do parecer é direta: após o encerramento, “a guarda dos prontuários físicos será de responsabilidade da direção técnica da instituição”. O responsável técnico que assinou o último alvará é quem responde pelos armários.

O que o parecer nega também ensina: a clínica perguntou se a psicóloga que trabalhava ali podia levar os prontuários e ficar responsável por eles. Não — “a profissional de psicologia não pode manter a guarda dos prontuários médicos”. A guarda de prontuário médico é de médico ou de instituição de assistência médica.

O caso da sociedade e o do médico que morre

Quando a clínica é uma empresa que se extingue. O Parecer CRM-ES nº 22/2018 tratou de uma UTI terceirizada, pessoa jurídica com CNPJ próprio, que encerrou as atividades e ficou sem sede e sem responsável técnico. A resposta do conselho: os prontuários ficam sob guarda do hospital em cujas dependências a empresa funcionava e que continua prestando o serviço. A extinção da pessoa jurídica não extingue o dever de guarda; ele migra para quem sucede na assistência. E, ao médico que se desvinculou da empresa e queria acesso aos prontuários de seus pacientes, o conselho foi favorável ao fornecimento de cópias — com a lembrança de que “o prontuário é um documento do paciente, que fica sob guarda da instituição na qual foi atendido”, e que a instituição “permanece com a obrigação legal de guardar tais documentos” mesmo quando os considera sem utilidade.

A lição para quem tem sócios: o contrato social precisa dizer quem fica com a guarda se a sociedade acabar, e o médico que sai não “leva os pacientes dele” — leva, no máximo, cópias, com autorização de cada um, e a instituição continua guardando o original.

Quando o médico morre. Aqui a honestidade obriga a dizer o que não existe: não há norma federal nem resolução do CFM que diga o que a família de um médico falecido deve fazer com os prontuários do consultório. O que há são pareceres de conselhos regionais, caso a caso, com orientações que variam. O dever de guarda não passa para a família — os herdeiros não são obrigados ao sigilo profissional nem podem exercê-lo —, mas os prontuários não podem simplesmente ir para o lixo, e o art. 85 do Código de Ética impede que fiquem manuseados por quem não é obrigado ao sigilo. Na prática, a saída é a mesma dos três destinos: devolução aos pacientes, transferência a um médico ou instituição que assuma, ou guarda por um colega que responda. E, por ser o único caso sem norma, é o único em que este texto manda perguntar: a família — ou o colega que ajuda a família — deve consultar o CRM do estado antes de fazer qualquer coisa, e guardar a resposta.

A família descobre o problema no pior momento possível, com o luto, o inventário e a mensalidade do sistema em nuvem vencendo. Tudo o que a gente puder decidir enquanto está vivo e trabalhando — quem assume, onde está a senha, o que fazer com os armários — é um peso a menos que fica para quem não tem como saber.

O que preparar enquanto a clínica está aberta

Nenhum dos destinos acima se organiza em uma semana, e todos ficam impossíveis depois que a clínica já fechou. O que dá para preparar agora:

1. Nomear o sucessor da guarda. Um médico ou instituição que aceite, por escrito, assumir os prontuários se a clínica fechar ou o titular faltar. Em sociedade, no contrato social; em consultório individual, num documento simples guardado com o inventário — e a família precisa saber onde ele está.
2. Exportar em formato aberto. O prontuário eletrônico precisa poder sair do sistema do fornecedor num formato que outro sistema, ou um leitor de PDF, consiga abrir — não num banco proprietário que só o software original lê. Isso se testa hoje, com um paciente, não no dia do fechamento com dez mil.
3. Olhar o contrato com o fornecedor. O que acontece com os dados quando a mensalidade para de ser paga? Em quanto tempo o fornecedor apaga? Há devolução prevista, em que formato, a que custo? É a pergunta 6 do questionário do fornecedor — retenção e devolução — e vale para qualquer sistema, não só os com IA.
4. Registrar o destino de cada prontuário. A lei manda: “a destinação final de todos os prontuários e a sua eliminação serão registradas” (art. 6º, §4º). Uma lista — paciente, destino (devolvido, transferido, mantido, eliminado), data, recibo — é o documento que protege quem fechou.
5. Comunicar os pacientes. Onde estão os prontuários, a quem pedir cópia, até quando. No site enquanto ele existir, nos canais da clínica, e por mensagem a quem tem contato registrado. É o mesmo raciocínio da comunicação de incidente: direta e individualizada quando possível, pública quando não.
6. Eliminar com sigilo, quando for o caso. Passados os vinte anos, se a escolha for eliminar, “o processo de eliminação deverá resguardar a intimidade do paciente e o sigilo e a confidencialidade das informações” (art. 6º, §3º). Papel, triturado ou incinerado; eletrônico, apagado de forma que não se recupere — e, nos dois casos, com registro.

O que decidir esta semana

1. Se a clínica fechasse no mês que vem, quem assumiria a guarda dos prontuários — e essa pessoa sabe?
2. O prontuário eletrônico exporta em formato aberto? Alguém já testou?
3. O contrato com o fornecedor diz o que acontece com os dados quando a mensalidade para?
4. A família — ou o sócio — sabe onde estão as senhas, o contrato e a lista de sistemas?
5. Para os pacientes atendidos pela última vez há mais de vinte anos, existe decisão sobre o que fazer com os prontuários, e registro dela?

O prontuário dura mais que a clínica. Vinte anos a partir do último registro é mais tempo do que muitos consultórios existem, e a lei não prevê exceção para quem fecha, se aposenta ou morre. O que ela prevê é que alguém continue guardando — e a única forma de garantir que seja alguém é decidir quem, antes.

Se a sua clínica está se preparando para fechar, mudar de sócio ou simplesmente quer deixar isso resolvido, é o tipo de plano de continuidade que ajudamos a desenhar.

Fontes

• Planalto — Lei nº 13.787/2018, art. 6º, caput e §§2º a 5º (prazo mínimo de vinte anos a partir do último registro; devolução ao paciente; eliminação com sigilo; registro da destinação; aplicação ao prontuário eletrônico)
• CFM — Resolução CFM nº 1.821/2007 (PDF oficial), art. 7º (guarda permanente do prontuário arquivado eletronicamente) e art. 8º (vinte anos para o papel); art. 10 revogado pela Resolução CFM nº 2.218/2018
• CFM — Código de Ética Médica, Resolução CFM nº 2.217/2018 (PDF oficial), art. 85 (manuseio por não obrigados ao sigilo); art. 87, §2º (guarda pelo médico ou instituição); art. 88 (acesso e cópia ao paciente); art. 89 (liberação de cópias); art. 90 (cópia ao CRM)
• CRM-MG — Parecer CRM-MG nº 24/2021 (PDF, portal do CFM): guarda após encerramento da clínica; devolução com recibo; transferência com concordância do paciente; transcreve o Parecer CRM-MG nº 45/2020
• CRM-ES — Parecer CRM-ES nº 22/2018 (PDF, portal do CFM): guarda dos prontuários de pessoa jurídica extinta; acesso do médico desvinculado a cópias
• Planalto — Lei nº 13.709/2018 (LGPD), art. 7º, II; art. 11, II, “a”; art. 16, I (conservação para cumprimento de obrigação legal); art. 46